بسیاری از افراد از برنامه های گوگل مانند Docs، Sheets، Slides، Calender و . . . استفاده کرده اند.مخصوصاً افرادی که علاقه مند به همکاری با افراد دیگر هستند و یا می خواهند اطلاعاتشان به صورت لحظه ای قابل دسترسی برای همکاران باشد، بیشتر از برنامه های گوگل استفاده می کنند. مسئله ای که در اینجا مطرح می شود این است که برنامه های گوگل به درستی در حال عملکرد بودند، پس به چه دلیلی G Suite ارائه شد؟

زمانی که از برنامه های گوگل استفاده می کنید به راحتی می توانید این کار را انجام دهید ولی وقتی به مرحاه همکاری با دیگران می رسید، دچار دردسر خواهید شد. زیرا خالق اولیه فایل باید دیگران را برای همکاری دعوت کند و این کار را باید برای هر سند جدید انجام دهد. فرض کنید که دو نفر در یک حوزه با هم همکاری می کنند و یکی از آن ها برای مدتی مجبور است از محل کار دور شود و دیگری گزارش مالی، فایل اسلاید هایی که برای ارائه جدیدشان آماده شده است و چند سند متنی را برای بازبینی برایش ارسال می کند. ابتدا باید برای ویرایش هر کدام از این اسناد، یک دعوتنامه باری شخص دیگر ارسال شود و پس از تأیید دعوتنامه آن شخص می تواند به ویرایش فایل ها بپردازد. این مسئله را برای پروژه های بزرگتر تعمیم دهید. کاملاً واضح است که دردسر ساز خواهد بود و اذیت خواهید شد.

G Suite این مشکلات را از دو طریق حل کرده است:

• تمام برنامه های گوگل در یک بسته به نام G Suite قرار گرفته اند.

پروژه های بزرگ به انواع مختلفی از اطلاعات نیاز دارند، مانند: پروپوزال ها، صفحه های گسترده، فرم ها، کنفرانس ویدئویی و . . . تمام این اطلاعات به صورت گروه بندی شده در یک جا قابل دسترسی هستند. هر بخشی از پروژه برای افرادی که به آن ها اجازه دسترسی به آن بخش داده شده است، قابل دسترسی است. سطوح دسترسی مختلف، خودش نکته ای جذاب در G Suite است.

• اعضای تیم ها می توانند با یک دعوتنامه به همه چیزها دسترسی داشته باشند.

به جای اینکه برای هر فایل دعوتنامه ارسال شود، کافیست فقط یک بار اعضای مختلف تیم ها به کل پروژه دعوت شوند و به تمام چیزهایی که پروژه شامل آن می شود دسترسی خواهند داشت.

نکته حائز اهمیت دیگری که در این بخش قابل ذکر است این است که گوگل با تمرکز بر استفاده از روش‌های یادگیری ماشین Suite را بهتر می‌کند. الگوریتم‌های یادگیری ماشین می‌توانند از داده‌ها یاد بگیرند و روی آن‌ها پیش‌بینی کنند. با این کار برخی از بهبودهای ضروری روی فایل‌ها انجام می‌گیرد و سؤال‌های طبیعی به صفحه‌های گسترده اضافه می شوند.

G Suite مشتمل بر Gmail، Hangouts، Calender و Google+ برای ارتباط و Drive برای ذخیره‌سازی و Docs، Slides، Sheets، Forms و Sites برای همکاری متقابل می‌باشد و همچنین یک پنل Admin و Vault برای مدیریت کاربران و خدمات نیز دارد.

Gmail:

سرویس پست الکترونیک معروف و پرکاربرد گوگل دارای ویژگی‌های افزوده‌ای در G Suite به شرح زیر می‌باشد:

• آدرس ایمیل با نام دامنه مشتری (@yourcompany.com).
• گارانتی uptime9 درصد.
• زمان صفر برای تعمیر و نگهداری.
• ۳۰ گیگابایت یا حافظه نامحدود (بر اساس برنامه خریداری شده) که با Google Drive به اشتراک گذاشته شده است.
• ۲۴/۷ پشتیبانی ایمیلی و تلفنی.

Google Drive:

این سرویس که برای ذخیره و همگام‌سازی فایل‌ها می‌باشد، دارای ویژگی‌های افزوده‌ای در G Suite به شرح زیر می‌باشد:

• ۳۰ گیگابایت تا ۱ ترابایت یا حافظه نامحدود برای هر کاربر (بر اساس برنامه خریداری شده).
• کنترل‌های مدیدریتی پیشرفته.
• حسابرسی و گزارش از محتوای درایو و یا به اشتراک‌گذاری آن.
• پشتیبانی ۲۴/۷٫

پردازشگر متن (Google Docs)، صفحه گسترده (Google Sheets)، ارائه مطلب (Google Slides) ابزارهای دیگر مجموعه G Suite هستند. همچنین Google Forms ابزاری برای جمع‌کردن اطلاعات از کاربران از طریق پرسش یا نظرسنجی می‌باشد. ویژگی افزوده Google Docs و Google Slides در G Suite دارا بودن تاریخچه ویرایش نامحدود است؛ در این صورت اگر مشکلی در یک سند به وجود بیاید می‌توان با این ویژگی زمان آن و کاربری که آن سند را تغییر داده است را تشخیص داد.

ابزاری که به کاربران مختلف اجازه می‌دهد تا بدون دانش کدنویسی و دیگر مهارت‌های طراحی وب بتوانند وبسایتی را خلق و آن را ویرایش کنند.

Google Calender:

یک تقویم آنلاین است که می‌توان در آن زمان و برنامه زمانی را مشاهده کرد. این ابزار نیز در G Suite دارای ویژگی‌های افزوده‌ای‌ست که در ادامه شرح داده می‌شود:

• این ابزار قابلیت برنامه‌ریزی هوشمند برای قرارها را دارد. در واقع در جایی که سیستم زمان قابل دسترسی یا بیاید، بر اساس برنامه زمانی همکاران قرار ملاقات مشخص می‌گردد و در تقویم ثبت می‌شود.
• یک تقویم عمومی برای مصرف‌کنندگان می‌باشد تا بتوانند رخدادهای پیش‌رو را ببینند.
• این تقویم با Google Sites به صورت یکپارچه و در تعامل با هم عمل می‌کند.
• تقویم گوگل در G Suite به شما این توانایی را می‌دهد تا بتوانید اتاق‌های خالی را برای برقراری جلسه پیدا کنید و در دسترس بودن منابع مشترک را بررسی کنید.

Google Hangouts:

این سرویس پیام‌رسان که از متن، صدا و فیلم پشتیبانی می‌کند دارای ویژگی‌های زیر در G Suite است:

• شرکت‌کنندگان در گفتگو می‌توانند صفحه نمایش خود را به اشتراک بگذارند.
• صفحه نمایش به صورت خودکار روی صورت کسی که صحبت می‌کند متمرکز می‌شود و با تکنولوژی سکوت هوشمنداز نویز پس زمینه جلوگیری می‌شود.
• یکپارچگی با تقویم گوگل.
• برنامه‌های زنده تصویری به صورت خودکار بر روی حساب کاربری youtube ذخیره می‌شود.
• این ابزار در G Suite کنترل‌های دلخواهی برای مدیران، شامل محدود کردن دسترسی و غیر فعال کردن تاریخچه چت فراهم می‌کند.
• پیام های وضعیت (status) شخصی‌ سازی شده

Google+:

گوگل پلاس شبکه اجتماعی گوگل می‌باشد که برای ارتباط یک سیستم با یکدیگر در سطحی عمیق‌تر کاربرد دارد و در آن افراد یا گروه‌های مختلف می‌توانند جریان کاری خود را نمایان کنند و از نظرات دیگران درباره آن مطلع شوند. این سرویس بحث‌کردن درباره یک ایده و به اشتراک‌گذاری آن را آسان‌تر کرده است و به سطح تیم و محل سکونت آن بستگی ندارد. علاوه بر امکانات معمول، در G Suite شرایط کنترلی حریم خصوصی بهبود‌یافته است و می‌توان در آن جوامع محدودی را ایجاد کرد.

Google Keep:

ابزاری برای نگهداری از یادداشت‌ها با پشتیبانی از متن، صدا و تصویر است و قابلیت ایجاد لیست را نیز دارد. در G Suite این ابزار با Google Docs یکپارچه است تا بتوان به راحتی به یادداشت‌های Keep روی وب دسترسی داشت.

Google Vault:

یک سرویس بایگانی و کشف الکترونیکی است که منحصراً برای کاربران G Suite در دسترس است. Vault راه حل استفاده راحت و به صرفه مدیریت اطلاعات را به کاربران می‌دهد و از اطلاعات مهم مراقبت می‌کند. این کار برای کسب و کارها هزینه دادخواهی و تحقیقات قانونی را کاهش می‌دهد و این کار را با ذخیره‌سازی پیام‌های Gmail و چت‌ها و ایجاد قابلیت جستجوی میان آن‌ها با فیلترهای مختلف فراهم می‌کند.

Jamboard:

Jamboard اولین محصول سخت‌افزاری G Suite می‌باشد. Jamboard یک تخته سفید تعاملی دیجیتالی می‌باشد که قرار ملاقات بین همکاران و طوفان فکری را فراهم می‌کند. Jamboard به ابر (cloud) متصل است و امکان همکاری در موقعیت‌های مختلف با چند Jamboard و یا با یک تلفن همراه هوشمند را فراهم می‌سازد. Jamboard حالت‌های لمسی مختلفی را پشتیبانی می‌کند و دارای نمایشگر ۴k 55 اینچی می‌باشد که یک دوربین HD و بلندگو و wi-fi درون آن تعبیه شده است.

همچنین گوگل یک جستجوی ابری مهیا کرده است که جستجو کلی بین تمامی فایل‌های موجود در G Suite را انجام می‌دهد و نتایج را مشخص می‌کند. این جستجو به سطح دسترسی بستگی دارد؛ یعنی نتایجی برای یک کاربر به نمایش در می‌آید که اجازه دسترسی به آن نتایج توسط مدیران به او داده شده است.

[/fusion_text][fusion_text]

[/fusion_text]